¿Por qué debería hacer una Auditoríaen su PH?

Existen diversas razones por las cuales un Edificio dentro del régimen de Propiedad Horizontal requiere un servicio de Auditoría.

En primer lugares importante señalar que la Ley 180 del 16 de Noviembre de 2020, establece en su artículo 2 nuevas disposiciones obligatorias que deben cumplirse para la sesión ordinaria de asamblea. Dentro de este artículo señalan que es obligatorio que para la Asamblea Ordinaria de Propietarios se debe adjuntar como mínimo en la convocatoria elestado financiero auditado del periodo anterior. De no cumplir con este requisito no será válida la convocatoria.

Otra de las razones por las cuales un PH requiere de una auditoría es cuando las Juntas Directivas y Propietarios solicitan hacer una revisión que permita detectar errores en un sistema de administración de una propiedad horizontal, por algún hecho que haya generado desconfianza en estos.El auditor realizará una revisión y certificación de la razonabilidad de las cifras presentadas, así como entregar una carta de gerencia con todas la debilidades detectadas y recomendaciones que mejoren el control interno de la Administración del PH.

La auditoría de función administrativa en un edificio puede llevarse a cabo cuando hay indicios de que las cuentas de la gestión administrativa a cargo tienen un manejo inadecuado. Una auditoría ayuda a detectar esa situación y generar un diagnóstico para solucionar las insolvencias existentes.

Documentos importantes para una auditoría

• Actas de las Asambleas
• Reglamento de Copropiedad y de Uso
• Actas del Comité de Administración
• Protocolo de Bioseguridad
• Comunicación que haya recibido el Administrador y/o el Comité de Administración
• Estados Financieros del período
• Documentación soporte de Ingresos y Gastos.

Procedimiento de Auditoría

Se debe clasificar en 4 partes.

1. Revisión de Documentos Legales para verificar cumplimiento de las leyes, se revisan: Actas de Asamblea, Reglamento de Copropiedad, Contratos con Proveedores y Colaboradores.
2. Revisión de aspectos tributarios. Todo PH debe realizar anualmente la presentación del informe 03 y formulario 20 ante la Dirección General de Ingresos para evitar multas que van desde los 500$ a 1000$
3. Revisión de los aspectos financieros, ingresos, egresos, políticas de la caja menuda, conciliaciones bancarias, el estado de morosidad con propietarios y proveedores y luego conciliar todo ello.Asegurarse de que todos los gastos se encuentren respaldados por un documento legal (factura). Y que los propietarios mantengan un expediente con sus recibos de mantenimiento.

Finalmente, se debe confeccionar el informe con la opinión del auditoridóneo y carta a la gerencia, que les servirá a los miembros de la PH para ordenar y verificar su gestión o incluso, para iniciar alguna acción judicial, si se confirma la existencia de hechos punibles.