El administrador mucho más allá de la definición que encontramos en la Ley 31 del 18 de junio del 2010, es quien guía tanto a los residentes como a la Junta Directiva del PH para al final lograr una mejor convivencia.
Creemos que el administrador tiene una relevancia en la vida cotidiana de un PH, es por esto la importancia que durante su carrera halla cosechado conocimientos generales e importantes para guiar a un PH.
En nuestro país cada vez son mas las Propiedades Horizontales, por ende, mayor cantidad de personas que viven este tipo de régimen, por lo que consideramos que sigue avanzando o creciendo la importancia de contar con un buen administrador.
Se hace necesario la profesionalización y capacitación de un administrador, que tenga claro cuáles son sus funciones y sus retos dentro de un PH, dentro del engranaje de un PH es necesario que esta figura tenga conocimientos, un equipo de trabajo que pueda solventar las situaciones que día a día se viven en un PH y sobre todo porque se tienen obligaciones emanadas de la Ley.
Es el administrador quien cuenta con la responsabilidad principal de gerenciar y hacer cumplir la ley de copropiedad. Es también el encargado de proporcionar y desarrollar espacios agradables para la convivencia de los propietarios y residentes. Es importante que sepamos que no se puede escoger un administrador solo por referencias, se debe escoger un administrador con conocimientos e idoneidad para el cargo.
]]>Una Administración eficiente debe contar mensualmente con los siguientes reportes contables para que la Junta Directiva pueda tomar decisiones de mejoras al PH sin afectar la liquidez del Edificio:
En este reporte se presentan todos los ingresos generados en el PH como lo son Cuota de Mantenimiento, Mudanza, Multas, Recargos, Controles Acceso. Así como los gastos causados en el mes corriente los cuales clasificamos en Administrativos, Operacionales y de Servicio para determinar el exceso de ingresos sobre egresos del periodo.
En este reporte se refleja lo cobrado a propietario en el mes y lo pagado a proveedores, para determinar el flujo operacional y control de la liquidez del PH. Adicional se toman en cuenta las reservas que sean requeridas en el PH
Para control de la morosidad, determinando el % de cartera morosa en el Edificio, así el administrador y Junta Directiva pueden tomar acciones y generar una gestión de cobranza efectiva.
Es importante que el administrador mantenga el control de las cuentas por pagar a proveedor y confirmación de estos saldos mediante solicitud de estados de cuentas frecuentemente.
Revela los proyectados en cuanto a ingresos y gastos durante un respectivo mes, de esta manera es posible evidenciar monto de ingresos total, monto de gastos total, conceptos por cuenta contable y variaciones que permitan tomar decisiones administrativas. Esperamos que estos modelos de informe faciliten tu trabajo y la toma de decisiones en la administración de tu PH, si requieres una asesoría no dudes en comunicarte con nosotros.
]]>En primer lugares importante señalar que la Ley 180 del 16 de Noviembre de 2020, establece en su artículo 2 nuevas disposiciones obligatorias que deben cumplirse para la sesión ordinaria de asamblea. Dentro de este artículo señalan que es obligatorio que para la Asamblea Ordinaria de Propietarios se debe adjuntar como mínimo en la convocatoria elestado financiero auditado del periodo anterior. De no cumplir con este requisito no será válida la convocatoria.
Otra de las razones por las cuales un PH requiere de una auditoría es cuando las Juntas Directivas y Propietarios solicitan hacer una revisión que permita detectar errores en un sistema de administración de una propiedad horizontal, por algún hecho que haya generado desconfianza en estos.El auditor realizará una revisión y certificación de la razonabilidad de las cifras presentadas, así como entregar una carta de gerencia con todas la debilidades detectadas y recomendaciones que mejoren el control interno de la Administración del PH.
La auditoría de función administrativa en un edificio puede llevarse a cabo cuando hay indicios de que las cuentas de la gestión administrativa a cargo tienen un manejo inadecuado. Una auditoría ayuda a detectar esa situación y generar un diagnóstico para solucionar las insolvencias existentes.
Documentos importantes para una auditoría
Procedimiento de Auditoría
Se debe clasificar en 4 partes.
Finalmente, se debe confeccionar el informe con la opinión del auditoridóneo y carta a la gerencia, que les servirá a los miembros de la PH para ordenar y verificar su gestión o incluso, para iniciar alguna acción judicial, si se confirma la existencia de hechos punibles.
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